Statt Excel-Listen, Kanban nutzen
Was ist Kanban?
Kanban ist eine Methode, die es dir ermöglicht, deine Arbeit in einer übersichtlichen, visuellen Weise zu organisieren. Die Methode wurde bereits in den 1940er Jahren von Toyota als Teil des Produktionssystems entwickelt, um die Effizienz und Qualität der Produktion zu verbessern. Kanban gilt inzwischen als ein agiles Framework, um die Effizienz von allen Arten von Prozessen zu verbessern.
Das Wort „Kanban“ stammt aus dem Japanischen und bedeutet „Signal“ oder „Karte“.
Heute wird Kanban in vielen Unternehmensteilen genutzt: von der Softwareentwicklung über Marketing bis hin zum Projektmanagement. Die Methode basiert auf der Idee, dass du deine Arbeit in einzelne Aufgaben oder Arbeitsschritte aufteilst und diese dann auf einer visuellen Tafel oder einem Board darstellst. Dieses Board ist flexibel bzw. agil und ermöglicht es, Veränderungen sichtbar zu machen oder nächste Schritte anzustoßen.
Wie funktioniert Kanban?
Kanban basiert auf dem Prinzip des „Pull-Systems“, bei dem die Arbeit in kleinen, überschaubaren Einzelschritten organisiert wird. Es bedeutet, dass du nur so viel Arbeit in den Prozess einführst, wie du auch tatsächlich bearbeiten kannst. Auf diese Weise vermeidest du Überlastung und Engpässe.
Um Kanban zu nutzen, benötigst du ein Board, auf dem du deine Arbeit in verschiedene Spalten einteilst. Diese Spalten repräsentieren den Status deiner Arbeit und können je nach Bedarf angepasst werden. Typische Spalten könnten „To Do“, „In Arbeit“, „Freigabe“ und „Fertiggestellt“ sein, aber du kannst auch andere Spalten hinzufügen, die für deine Arbeitswelt relevant sind.
Beispiel aus der Informationstechnologie
Ein Kanban-Board für ein IT-Team könnte folgende Spalten enthalten:
Backlog: Hier werden alle anstehenden Aufgaben gesammelt, die noch nicht priorisiert wurden.
To do: Hier werden die Aufgaben platziert, die als nächstes erledigt werden sollen.
In Arbeit: Hier befinden sich die Aufgaben, an denen gerade gearbeitet wird.
Review: Hier werden die Aufgaben platziert, die fertiggestellt sind, aber noch eine Überprüfung benötigen.
Fertig: Hier werden die Aufgaben platziert, die abgeschlossen und bereit für die Auslieferung an den Kunden sind.
Jede Aufgabe wird als Karte dargestellt, die Informationen wie Titel, Beschreibung, Termine und den jeweils Verantwortlichen enthält. Sobald eine Aufgabe abgeschlossen ist, wird sie in die nächste Spalte des Kanban-Boards verschoben.
Die Idee hinter Kanban
Die Idee hinter Kanban ist es, die Arbeit so zu visualisieren, dass jeder im Team einen schnellen Überblick darüber hat, was aktuell erledigt werden muss und wer für welche Aufgaben verantwortlich ist. Darüber hinaus können Engpässe und Flaschenhälse im Arbeitsprozess leicht identifiziert werden, da Aufgaben, die in einer Spalte stecken bleiben darauf verweisen, dass etwas im Prozess nicht funktioniert.
Ein weiterer wichtiger Aspekt von Kanban ist die Begrenzung der „Work in Progress“, was bedeutet, dass es eine Obergrenze dafür gibt, wie viele Aufgaben gleichzeitig in Arbeit sein dürfen. Dadurch wird verhindert, dass das Team von zu vielen Aufgaben überfordert wird und die Qualität der Arbeit leidet.
Weitere Vorteile von Kanban
Flexibilität: Kanban kann leicht an die Bedürfnisse des Teams angepasst werden. Wenn ein neues Projekt ansteht oder sich die Prioritäten ändern, kann das Kanban-Board relativ einfach und schnell neu organisiert werden, um die neuen Anforderungen widerzuspiegeln.
Strukturierung: Bereits das Erfassen und Unterteilen der Aufgaben eines Prozesses auf ein Kanban-Board hilft, den gesamten Prozess zu strukturieren.
Kommunikation: Es fördert die Zusammenarbeit und die Kommunikation im Team.
Übersicht: Jedes Teammitglied weiß zu jeder Zeit, in welchem Arbeitsschritt sich der Prozess gerade befindet und wann seine Mitarbeit, Unterstützung und Verantwortungsübernahme gefragt sind.
Problemidentifikation: Es hilft, Engpässe und Probleme im Arbeitsprozess frühzeitig zu erkennen. Wenn du also auf der Suche nach einer besseren Möglichkeit bist, deine Arbeit zu organisieren und Abläufe verbessern willst, hilft dir die Kanban-Methode dabei. Hier siehst du sofort, wenn eine Aufgabe irgendwo stecken bleibt und sich nicht weiter auf dem Kanban-Board bewegt.
Visualisierung des Arbeitsablaufs: Kanban-Boards bieten eine einfache Möglichkeit, den Fortschritt von Aufgaben und Projekten auf einen Blick zu visualisieren. Dadurch können Teammitglieder schnell erkennen, was getan werden muss, welche Aufgaben in Arbeit sind und welche bereits abgeschlossen wurden.
Begrenzung der Arbeitsmenge: Kanban-Boards verwenden in der Regel eine Begrenzung der Arbeitsmenge, um sicherzustellen, dass ein Team nicht zu viele Aufgaben gleichzeitig bearbeitet. Dadurch kann das Team sich besser auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren und Engpässe vermeiden.
Kontinuierliche Verbesserung: Kanban-Systeme fördern kontinuierliche Verbesserung, da das Team ständig den Arbeitsablauf überprüft und nach Möglichkeiten sucht, ihn zu optimieren und zu verbessern.
Fazit
Insgesamt bietet das Arbeiten mit Kanban viele Vorteile, die dazu beitragen Effizienz, Produktivität und Zusammenarbeit des Teams zu verbessern. Kanban ermöglicht eine einfache Visualisierung des Arbeitsablaufs, begrenzt die Arbeitsmenge, verbessert den Arbeitsfluss, ist flexibel anpassbar und fördert kontinuierliche Verbesserung.
Durch die Verwendung von Kanban können Teams besser auf sich ändernde Anforderungen reagieren und Engpässe im Arbeitsablauf beseitigen. Es ist ein einfaches und dennoch leistungsstarkes Werkzeug, das sowohl für agile als auch für traditionelle Projektmanagement-Methoden verwendet werden kann. Es empfiehlt sich, einfach in einem Team mit einem Kanban-Board zu beginnen und erste Erfahrungen zu sammeln. Schritt für Schritt kann Kanban ins gesamte Unternehmen integriert werden.
Obwohl Kanban nicht die alleinige Lösung für alle Herausforderungen im Projektmanagement ist, kann es ein wertvolles Instrument sein, um Teams dabei zu unterstützen, agil zu arbeiten. Auf unserer Fachbuch-Domain findest du übrigens Bestseller von tollen Autoren, die sich intensiv mit agilen Organisationen auseinandergesetzt haben. Immer wieder neue Inhalte und Artikel erscheinen in unserem Blogbereich.